Tietosuojaseloste
Johdanto
1. Yleistä
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Avate Audiovisuaalisen alan tekijät ry (“Avate” tai ”rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja Tekijäportaalissa (”Tekijäportaali”). Tekijäportaalin tarkoituksena on hallinnoida käsikirjoittajien, näyttelijöiden ja ohjaajien julkisiin tekijäidentiteetteihin liittyviä tietoja ja teostietoja. Järjestelmä mahdollistaa oikeudenhaltijoille tehokkaan tavan hallita omia teoksiaan koskevia oikeudenhaltijatietojaan. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Tekijäportaaliin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.
Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) sekä Suomen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050). Niitä tietosuojaan liittyviä käsitteitä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Palvelumme sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan erikseen niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin.
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”, ”tekijä”) koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.
2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Rekisterinpitäjä:
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Käyttötarkoitukset (ja suluissa oikeusperusteet) henkilötietojen käsittelylle ovat:
- Tekijänoikeuksien hallinnoiminen (oikeutettu etu)
- Tekijänoikeuksiin liittyvä ISNI-rekisteröinti, arkistokäyttö ja kreditointitietojen täydentäminen (oikeutettu etu)
- Asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakaskyselyt (oikeutettu etu)
- Rekisterinpitäjän palveluiden kehittäminen (oikeutettu etu)
- Tilastojen tuottaminen ja julkaiseminen (oikeutettu etu)
- Uutiskirjeiden ja muiden tiedotteiden lähettäminen (oikeutettu etu)
- Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö(oikeutettu etu)
- Tekijäportaalin käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta evästeiden avulla (suostumus)
- Tietoturvan, henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (oikeutettu etu)
- Muiden lakisääteisten velvollisuuksien (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) hoitaminen (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
- Tekijä- ja teostietojen luovuttaminen Avaten jäsenjärestöille (oikeutettu etu)
Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.
4. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet
| Tietoryhmä | Esimerkkejä tietosisällöstä |
|---|---|
| Yksilöinti- ja yhteystiedot | Oikeudenhaltijan, kuolinpesän osakkaan ja/tai edustajan nimi, taitelijanimi/pseudonyymi, henkilötunnus, yhteystiedot, pankkiyhteystieto sekä ISNI-tunnus, syntymäaika ja kuolinvuosi. |
| Tiedot AV-teoksesta ja tekijästä | Tiedot AV-teoksesta, jossa tekijä on ollut mukana, tekijän ammattinimike ja kreditointinimike. Muun muassa nimi, jaksot, valmistumisvuosi/julkaisuvuosi, tuotantoyhtiö, tuotantoyhtiön yhteystiedot, mahdolliset kanavatunnukset. |
| Tekijäportaalin käyttöä koskevat tiedot | IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot sekä rekisteröitymistiedot. |
Saamme henkilötietoja ensisijaisesti Tekijäportaalin rekisteröinnin yhteydessä suoraan oikeudenhaltijoilta. Kansalliselta audiovisuaaliselta instituutilta (KAVI) vastaanotamme av-teoksia koskevaa arkistotietoa, ja ISNI-tunnuksiin liittyvät tiedot saamme sekä KAVIn tietokannasta että ISNI- tietokannasta Kansalliskirjaston kautta.
Keräämme henkilötietoja suoraan oikeudenhaltijalta, esimerkiksi kun hän rekisteröityy palvelun käyttäjäksi, muokkaa tietojaan Tekijäportaalissa, tai kun oikeudenhaltija käyttää palveluitamme tai on meihin muutoin yhteydessä. Oikeudenhaltijan henkilötiedot voidaan saada järjestelmään myös jäsenjärjestöjemme jäsenrekisteristä. Nämä tiedot oikeudenhaltija vahvistaa rekisteröityessään Tekijäportaalin käyttäjäksi.
Käsittelemme myös alaikäisten henkilötietoja siinä tapauksessa, että he ovat osallistuneet audiovisuaalisen tuotannon tekemiseen.
5. Henkilötietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja aina lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten.
Tekijänoikeuslain perusteella tekijätietoja säilytetään tekijänoikeuden voimassaolon ajan, eli audiovisuaalisen teoksen osalta 70 vuotta viimeisen tekijänoikeudenhaltijan kuolemasta, ja lähioikeudenhaltijoiden tietoja 50 vuotta ensijulkaisuvuodesta.
Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.
Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.
6. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tekijänoikeuksien hallinnoimiseksi sekä tekijänoikeuskorvausten tilittämiseksi tuotantoyhtiöille ja Audiovisual Producers Finland - APFI ry:lle tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti. KAVIlle luovutamme tekijöiden henkilötietoja arkistointitarkoituksiin ja ISNI-tunnukseen liittyviä tietoja luovutamme Kansalliskirjastolle ISNI-tietokannan ylläpitämiseksi.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa jäsenjärestöjemme käyttöön tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista. Tällaisia palveluita ovat muun muassa palvelimen ylläpito, uutiskirjepalvelu, maksatusjärjestelmä.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.
Mikäli rekisterinpitäjä on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.
Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.
7. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat voivat olla sijoittautuneet Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai ne voivat siirtää henkilötietoja ns. kolmansiin maihin. Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, yritys huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen. Tietoja siirretään seuraaville vastaanottajille:
- Google Cloud, Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California, 94043, United States of America
Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.
8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme profiloi asiakkaitamme.
9. Henkilötietojen suojaus
Tietoturva ja henkilötietojen suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi. Varmistamme myös järjestelmiemme vikasietoisuuden ja tietojen palauttamismahdollisuudet.
Pääsyoikeus henkilötietoihin on rajattu ainoastaan erikseen oikeutetuille tahoille. Henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Tekijäportaaliin rekisteröidytään vahvan tunnistautumisen avulla. Tämän jälkeen portaaliin kirjaudutaan sähköpostiin lähetettävän kirjautumislinkin avulla.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.
- Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
- Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
- Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
- Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
- Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
- Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Oikeuksien käyttäminen
Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.
Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.
Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.
11. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.
Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältäLinkki avautuu uudessa välilehdessä
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Uusin versio on saatavilla verkkosivuillamme.
Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 19.11.2025.